Toekomstkracht | Co-creatie in de kop van Overijssel
Een samenwerking met gedeeld enthousiasme en focus op het resultaat
De drie gemeenten Zwartewaterland, Staphorst en Steenwijkerland werken samen aan een subsidieaanvraag voor Toekomstkracht Overijsselse Bibliotheken. Rijnbrink adviseert en ondersteunt bij dit traject. Want: hoe kom je tot een goede aanvraag? En hoe kunnen de gelden goed benut worden? Allemaal maatwerk en lokaal verschillend. Met de bibliotheken in de kop van Overijssel, drie beleidsambtenaren van de verschillende gemeenten en met Rijnbrink-adviseurs is een lonend traject doorlopen. Laurens Felix, interim- bestuurder van Bibliotheek Kop van Overijssel en José Gieskes, adviseur vanuit Rijnbrink, vertellen over de co-creatie.
Laurens Felix is zeven jaar actief in bibliotheekland en heeft veel ervaring met samenwerken met gemeenten. “Voor mij was het voor de aanvraag van deze financiering logisch om beleidsmedewerkers van de gemeente van begin af aan te betrekken bij de totstandkoming en het proces van deze financiering.” José Gieskes, als ZZP’er betrokken bij Rijnbrink, vertelt: “De samenwerking verliep heel plezierig. Door samen te werken aan deze aanvraag zien bibliotheek en gemeente waar hun raakvlakken liggen, hoe ze elkaar kunnen versterken en wordt het makkelijker om draagvlak te krijgen.”
Het traject bestond uit drie gezamenlijke sessies. “Samen met Astrid Kroon, strategisch adviseur en relatiemanager bij Rijnbrink, hebben we deze sessies voorbereid. Tijdens de sessies zelf – die geleid werden door Astrid – hebben wij het proces begeleid, gestimuleerd en de hoofdlijnen bewaakt. De inhoud kwam met name bij de bibliotheken en gemeenten vandaan”, aldus José.
Dromen, durven, doen
José vertelt verder over de drie sessies, die als trechtermodel zijn ingestoken. “De eerste sessie ging over dromen: zonder belemmeringen en kaders zo veel mogelijk bedenken wat we graag in de toekomst willen doen en hoe we de bibliotheek van de toekomst zien.” “Uiteraard wel vanuit een gezamenlijke invalshoek van gemeentebeleid en de wettelijke taken en ambities van de bibliotheek”, vult Laurens aan. José vervolgt: “Vaak zijn de plannen van de gemeente wat algemener omschreven. Het gaat bijvoorbeeld over dat iedere inwoner moet kunnen meedoen. Dat slaat meteen een brug naar wat we in de tweede sessie hebben gedaan: durven keuzes te maken.
Laurens: “De bibliotheek kan als expertisecentrum uitvoering geven aan de plannen van de gemeente. Zo organiseren we cursussen voor digitale vaardigheid, die eraan bijdragen dát iedereen kan meedoen.” De laatste sessie ging over ’doen’. José vertelt: “Dit was het punt waarop we concreet hebben gemaakt welke thema’s er spelen per gemeente en dus ook welke activiteiten we gaan uitvoeren. Zo ligt bij de ene gemeente nu meer de focus op de aanpak van laaggeletterdheid en bij de ander meer op een leven lang leren en ontwikkelen.”
Laurens: “Uiteindelijk hebben we met deze vorm van co-creatie zoveel mogelijk denkkracht kunnen organiseren. Denkkracht afkomstig van gemeentes, bibliotheekmedewerkers, specialisten en vestigingsverantwoordelijken.” “Als Rijnbrink-adviseurs is het nu aan ons de taak om die denkkracht te vertalen naar de concrete uitwerking van de aanvraag. Dus wat gaat iedere bibliotheek exact doen? We zorgen voor een begroting en houden nauw contact met de gemeente. Zij moeten vanuit de eis van co-financiering immers ook budget vrijmaken.”, vertelt José.
Van eenmalig naar duurzaam
Tijdens het traject tot deze aanvraag is niet alleen besproken welke activiteiten uitgevoerd worden, maar ook hoe de eenmalige subsidie kan worden omgezet tot iets duurzaams. Laurens: “Door te meten wat het teweeg heeft gebracht kan de bibliotheek zowel kwantitatief als kwalitatief bijdragen aan gemeentebeleid. De meeste activiteiten die we nu hebben bedacht, zijn in het verlengde van wat er is. Zo kunnen we vooral de impact van het bestaande vergroten en is er geen sprake van een eenmalig experiment.” Jose benadrukt dat. “Dankzij aandacht voor monitoring en evaluatie tijdens de uitvoering kan volop geleerd worden. Zie het als de plan-do-checkact-methode. Alle geleerde lessen nemen we mee in de toekomst. Door kennis te delen binnen de hele Kop van Overijssel blijft leren mogelijk, óndanks dat het een eenmalige subsidie is.”
De eerste resultaten
Een belangrijk resultaat van deze co-creatie is dat de subsidie ook daadwerkelijk wordt toegekend. Maar los daarvan wordt er door Laurens en José nu al gesproken over resultaat. “Binnen de bibliotheken is een groter bewustzijn ontstaan van het werk waar we mee bezig zijn en de kansen die er liggen om nog verder te ontwikkelen. Daarnaast heeft deze aanpak echt voor een gevoel van betrokkenheid, eigenaarschap, draagvlak en enthousiasme gezorgd”, vertelt Laurens.
José vertelt over de eerste externe winst die is behaald. “De provincie stuurt met deze vorm van subsidie aan op een sterkere connectie tussen de gemeente en bibliotheek. Het zijn immers partijen die dicht bij de inwoner staan en invloed hebben op dat waar de inwoner mee geholpen is. Dankzij dit proces is zowel aan de kant van de bibliotheek als aan de kant van de gemeente meer het besef ontstaan dat door samen de handschoen op te pakken het de samenwerking versterkt en het mogelijk wordt om concreet vorm en inhoud te geven en nog meer impact te maken met het aanpakken van maatschappelijke thema’s.”
Meer weten?
Lees het magazine Toekomstkracht. In dit magazine staan voorbeelden over mooie samenwerkingen en wat gemeenten en bibliotheken voor inwoners kunnen betekenen. Daarnaast staat in dit magazine achtergrondinformatie over de (landelijke) maatschappelijke opgaven waar binnen het bibliotheekstelsel aan gewerkt wordt en de verschillende financieringsmogelijkheden.
